Effectief (en gezellig) werken aan de keukentafel

Opstaan. Koffiezetten. Een beetje lummelen. Kinders pap voeren. Kinders naar de crèche brengen. Sporten (nou ja, soms). Douchen. Fris aangekleed achter m’n computer schuiven. Een beetje tikken. Een beetje van mijn zelf gezette koffie nippen. Een wasje draaien. Nog een beetje tikken. De was ophangen. Telefonisch interview doen. Lunchen aan mijn eigen keukentafel. Et voilà: de halve dag zit er alweer op. Thuiswerken: ik heb het altijd heerlijk gevonden. Of althans, meestal.

Want thuiswerken is óók: werkdagen die nooit echt beginnen en al helemaal nooit echt lijken te eindigen. Je planning die altijd anders loopt dan gedacht (want poes, want hond, want kind, want pakketbezorger, want afwasmachine, want partner zit in een luidruchtige call). En nu thuiswerken niet meer alleen is voorbehouden aan zzp’ers zoals ik, die er bewust voor kozen, maar ook werknemers zoveel mogelijk aan hun eigen keukentafel te boel draaiende dienen te houden, komen steeds meer mensen tot de ontdekking: de realiteit van thuiswerken is vaak minder rooskleurig dan het Insta-fabulous ideaalplaatje van ‘lekker in je pyjama met je laptop op het balkon’.

Een vriendin vertelt me hoe ze bijna bezwijkt onder de eindeloze reeks aan videocalls met collega’s waar maar geen einde aan lijkt te komen. Een andere vriendin heeft het gevoel altijd ‘aan’ te staan, nu er geen duidelijk begin en einde van de dag meer is. Zelf ondervond ik in de periode dat de kinderopvang nog gesloten was, hoe moeilijk het is om je te concentreren op je werk, als in de andere ruimte vol enthousiasme Brandweerman Sam wordt gespeeld. Kortom: dat mensen nu massaal worden geacht zoveel mogelijk thuis te werken levert behalve de onmiskenbare voordelen (minder reistijd, meer flexibiliteit, meer tijd met dierbaren) ook de nodige uitdagingen en frustraties op.

"Maar het probleem is niet het thuiswerken zelf," zegt mijn vriend als ik op een ochtend aan mijn keukentafel/bureau hierover mijn beklag doe. "Het probleem is dat iedereen maar wat doet." Zijn punt: op afstand werken - effectief op afstand werken - is een vak apart. Maar sinds de coronacrisis wordt van grote groepen mensen verwacht dat ze dit vak in elk geval een beetje naar behoren uitvoeren. En volgens mijn vriend, die jaren bij een softwarebedrijf zat waar remote werken een vanzelfsprekend onderdeel was van de bedrijfscultuur, zouden veel mensen enorm geholpen zijn met een stoomcursus ‘op afstand werken’. "Als het op thuiswerken aankomt, moeten veel mensen het wiel zelf maar een beetje uitvinden," zegt hij. "Terwijl er al lang hele handige tips, tools en oplossingen bestaan waarmee je remote werken zo optimaal mogelijk kunt maken."

Sheraz Kazmi (35) is het helemaal met hem eens. Kazmi is mede-oprichter van Groweveryday, een platform voor persoonlijk leiderschap en is expert op het gebied van de toekomst van werken, en meer in het bijzonder: werken op afstand. Als adviseur begeleidt hij leidinggevenden die nu voor de uitdaging staan om hele teams op afstand aan te sturen, onder andere bij de Rijksoverheid. De overgang naar locatieonafhankelijk werken is al langer bezig, maar de coronacrisis heeft die transitie in een stroomversnelling gebracht, vertelt hij. Dat maakt dat iedereen voor wie dit nog relatief onontgonnen terrein is, plotseling een inhaalslag moet maken. "Een inhaalslag die even urgent als onvermijdelijk is," aldus Kazmi. "Want de kans is groot dat op afstand werken ook op de langere termijn steeds vaker de norm zal zijn."

Hoog tijd dus voor een stoomcursus vol tips, trucs, richtlijnen en hacks, waarmee je ook vanuit je eigen werkkamer/keuken/gangkast leert werken als een pro.

1. Pimp je meetings

Laten we maar meteen beginnen met die vermaledijde Zoom-vergaderingen, video-belletjes of kortweg ‘calls’, die sinds de coronacrisis de werkdag van menigeen domineren. Niet alleen zijn het er veel te veel, ze duren ook vaak eindeloos. En ze vreten energie. En heus, dat kan anders, weet Kazmi uit ervaring. Om te beginnen door videocalls selectief in te zetten en alleen te gebruiken voor een overleg waarbij die vorm echt een meerwaarde heeft. Maar ook door met alle betrokkenen bepaalde regels in acht te nemen. Om anderen hiermee te helpen, heeft Kazmi hiervoor onlangs zelfs een zogenaamd Meeting Manifest gedeeld, met daarin een aantal simpele regels en richtlijnen waarmee je iedere online meeting naar een hoger plan tilt.

Goede voorbereiding is cruciaal. Dus plan meetings ver van tevoren in en check of de mensen die cruciaal zijn ook daadwerkelijk kunnen. Geef deelnemers vooraf toegang tot een document met daarin de doelstelling, de agenda en de gewenste uitkomsten. En houd je tijdens de meeting aan bepaalde basisregels. Check vooraf of alles het doet. Camera aan, microfoon uit. Op tijd beginnen. De chatfunctie gebruiken als je graag het woord wilt. Een host aanwijzen die de agenda bewaakt en aan het einde de gemaakte actiepunten en afspraken samenvat. Maar de belangrijkste tip is volgens Kazmi: "Bouw ademruimte in. Voor uitloop, maar ook voor smalltalk. Als vuistregel kun je nemen: ongeveer een kwart van de tijd. Zo zorg je ervoor dat mensen zich ook op afstand met elkaar verbonden kunnen blijven voelen." 

2. Investeer in informele contacten - ook op afstand

En dat mensen zich met elkaar verbonden blijven voelen, is volgens Kazmi heel belangrijk. "Doordat men nu massaal thuiswerkt, valt het informele circuit weg. En juist die informele interacties, die kleine gesprekken van mens tot mens, zorgen ervoor dat mensen prettig kunnen samenwerken, dat ze elkaar iets gunnen en dat ze bereid zijn om elkaar te helpen. Ze vormen de smeerolie voor iedere organisatie." Zijn advies luidt dan ook: "Blijf hier ook als je op afstand werkt in investeren. Plan tijdens online meetings tijd in voor smalltalk. Doe als leidinggevende geregeld een belrondje om in te checken bij je team en te vragen hoe het gaat."

Er bestaan tegenwoordig ook digitale hulpmiddelen die hierbij kunnen helpen. De tool Donut bijvoorbeeld, onderdeel van het veelgebruikte samenwerkingsprogramma Slack. Donut bootst als het ware het informele circuit op de werkvloer na, door willekeurig collega’s aan elkaar te koppelen en hen uit te nodigen voor een videocall of ontmoeting. Ken je elkaar nog niet? Dan stelt Donut desgewenst zelf een gespreksonderwerp als ijsbreker voor. Zo kom je er misschien achter dat die ene collega die je nog nooit gesproken hebt er dezelfde hobby op na houdt als jij: een koffieautomaatpraatje 2.0.

3. Gebruik (de juiste) samenwerkingstools

Sowieso kan het gebruik van de juiste tools bij het (samen)werken op afstand een wereld van verschil maken. Kazmi: "Binnen veel organisaties zijn mensen een groot deel van de dag bezig met randzaken, zeker als mensen op afstand samenwerken. Mails beantwoorden. Documenten over en weer sturen. Collega’s op de hoogte houden van de voortgang van een bepaald project." En dat is zonde, want er bestaan tegenwoordig allerlei handige samenwerkingstools die al die rompslomp overbodig maken, zegt hij. "Wij werken zelf bijvoorbeeld veel met Asana, een samenwerkingstool waarbinnen je via een overzichtelijk Dashboard heel gemakkelijk het overzicht houdt over projecten, taken kunt afvinken en contact houdt met collega’s." 

Je zo’n nieuwe manier van werken eigen maken, vergt misschien even wat oefening en inspanning, Maar, zegt Kazmi: "Uiteindelijk scheelt het je niet alleen tijd, je zult ook merken dat je door te werken met zo’n samenwerkingstool veel meer grip op en overzicht over je werkzaamheden krijgt. En dat draagt weer bij aan je motivatie en werkplezier." Tegen organisaties en leidinggevenden zou hij dan ook willen zeggen: "Investeer in geschikte tools, bied voldoende begeleiding en geef medewerkers de gelegenheid en de tijd om ermee vertrouwd te raken. Als mensen alle tijd die ze nu aan randzaken besteden kunnen stoppen in het werk waar ze echt goed in zijn, dan wint uiteindelijk iedereen."

4. Beoordeel elkaar niet op beschikbaarheid, maar op resultaat

Iedereen die thuiswerkt, kent het gevoel: juist omdat je niet op kantoor bent, heb je het gevoel dat je moet bewijzen dat je heus wel productief bezig bent. En als leidinggevende die op afstand een heel team moet aansturen, voel je misschien de behoefte om continu te checken of iedereen nog wel op koers ligt en of alle teamleden wel doen wat ze moeten doen. En daar moeten we met z’n allen dus een beetje vanaf, zegt Kazmi: "Deze tijd vraagt om een shift in onze manier van werken: van leidinggeven op basis van controle, naar leidinggeven op basis van vertrouwen. En van elkaar beoordelen op beschikbaarheid naar elkaar beoordelen op resultaat. Uiteindelijk gaat het er niet om hoe lang iemand achter de computer zit, maar om de kwaliteit van het werk dat iemand aflevert."

5. Respecteer elkaars werkwijze en agenda

Dat brengt ons tot een ander belangrijk punt: de voorwaarden om tot de hoogste kwaliteit werk te komen, zijn voor iedereen anders. De één werkt het liefste ‘s ochtends vroeg als iedereen nog slaapt, terwijl de ander na borreltijd eigenlijk pas lekker op gang komt. De één wil het liefst uren sparren met collega’s, de ander gaat het liefst in z’n eentje aan de slag. De één is een beller, de ander mailt liever. En volgens Kazmi is het belangrijk om te beseffen: "Het één is niet per se beter dan het ander. Als iedereen voor zichzelf de voorwaarden kan scheppen waaronder hij de beste prestaties kan leveren, dan is dat alleen maar heel waardevol. Maar het is wel van belang om die verschillen in werkvoorkeuren te onderkennen en over en weer goed af te stemmen."

Communicatie is hierbij cruciaal: "Als jij bijvoorbeeld zonder uitleg een hele middag je telefoon niet opneemt, is dat misschien irritant. Maar als jij van tevoren aangeeft dat je voor een grote deadline in een creatieve flow wil komen en dus liever niet gestoord wil worden, dan vindt iedereen dat waarschijnlijk prima." Binnen organisaties is hierbij ook een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden. "Leidinggevenden zullen steeds meer een dienende, coachende en faciliterende rol krijgen." De belangrijkste vraag wordt: hoe zorg ik dat al deze verschillende mensen op hun eigen manier zo goed mogelijk kunnen functioneren? Kazmi: "De één heeft misschien harde deadlines nodig, de ander juist vrijheid. Verdiep je in elkaars werkstijl en voorkeuren. Als je dat onderling goed afstemt en organiseert, plukt iedereen daar de vruchten van."

6. Word meester over je agenda

Tot slot: één van de grootste uitdagingen waar thuiswerkers voor staan is het goed managen van werk en privé. Volgens Kazmi is het van belang om aan de ene kant gebruik te maken van de flexibiliteit die thuiswerken biedt, maar wel verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen planning. "Heel fijn dat er nu meer begrip is voor bijvoorbeeld kinderen die op schoot kruipen tijdens een meeting. Maar probeer aan te voelen wanneer zoiets kan en wanneer niet. Voor overmacht heeft doorgaans iedereen wel begrip. Maar als je al lang van tevoren weet dat je een gevoelige of belangrijke bespreking hebt, kan het voor irritatie zorgen als je niet hebt geregeld dat je even ongestoord kunt praten."

Zijn eigen gouden formule? "Ik plan altijd vooruit, zodat ik per week precies weet wat ik allemaal moet doen, hoeveel tijd ik daarvoor nodig heb en wanneer ik het af wil hebben." Ook rustmomenten plant hij bewust in: "Ik weet bijvoorbeeld dat ik me maximaal drie kwartier ergens optimaal op kan concentreren, dus plan ik daarna altijd vijftien minuten in dat ik even iets heel anders doe. Zo voel ik me ook niet schuldig dat ik me tussen werktaken door even ontspan." En mis je thuis een helder begin en einde van je werkdag? Creëer die momenten dan zelf: "Een collega vond het altijd prettig om iedere naar werk te fietsen en weer terug, omdat hij dan echt even kon omschakelen. Nu hij vooral thuiswerkt, gaat hij aan het begin en het einde van de werkdag gewoon een stukje fietsen, om z’n hoofd leeg te maken. Het is iets kleins, maar voor je energie en motivatie, kan zoiets een groot verschil maken." 

Kortom: probeer jezelf waar mogelijk te geven wat je nodig hebt om ook thuis zo goed mogelijk te kunnen presteren. Op dat vlak leer ook ik - na toch al tien jaar thuiswerkvlijt - nog steeds nieuwe dingen bij. Dat af en toe ontspanning inplannen op je dag niet lui, maar slim is bijvoorbeeld. En dat die kletspraatjes over de app/mail met opdrachtgevers en freelance collega’s, niet alleen maar gezellig, maar ook echt belangrijk zijn. Oh, en één van mijn eigen gouden ontdekkingen van de afgelopen tijd: als je een deadline hebt en er wordt in de andere kamer geestdriftig Brandweerman Sam gespeeld, dan maken noise cancelling headphones een wereld van verschil. Who knew?