Close

Een lesje efficiënt e-mailen met Rick Pastoor

14 september 2020 11:09 / Carrière
The Intern
The Intern
A Altijd een volle inbox, een mappenstructuur waar je 'u' tegen zegt en permanent tientallen concepten openstaan? We hebben nog net geen dagtaak aan onze e-mail. Dat kan efficiënter, vindt schrijver en productiviteitsexpert Rick Pastoor. Het resultaat: meer tijd voor je 'echte' werk en zeeën van ruimte in je hoofd.

Nu we grotendeels op afstand werken, zal voor de meesten van ons het mailverkeer er niet minder op zijn geworden. En we mailden al zoveel! Uit onderzoek blijkt dat 39 procent van de Nederlanders een tot twee uur per dag kwijt zijn aan hun e-mail. Een behoorlijke portie van de werkdag. Voor leidinggevenden is het nog erger, die krijgen tussen de 50 en 100 nieuwe mails op een dag. Maar ook buiten werktijd blijft de mailbox ons achtervolgen, want een kwart van de mensen ontvangt werkmail op zijn of haar telefoon. Zo gaan we vaak genoeg mailend de avonden en het weekend door.

Dat kan anders, weet productiviteitsexpert Rick Pastoor. Hij schreef het boek 'Grip, het geheim van slim werken' om mensen te leren hoe je effectief werkt, en zeker op het gebied van e-mail valt er nog genoeg winst te behalen.

E-mail is als jeuk

"E-mail is een beetje als jeuk", zegt Pastoor, "hoe meer aandacht je eraan besteedt, hoe meer je 't krijgt." Hoeveel dat in de praktijk is, verschilt per persoon. Voor managers kan het zomaar boven de 100 mailtjes per dag komen, terwijl het er voor een ander niet meer dan twintig zijn. Maar over het algemeen mogen we best wat egoïstischer zijn, als het om mailen gaat. Pastoor: "Voor bijna iedereen geldt dat we onze mail best wat vaker kunnen negeren. Door de hoeveelheid vragen en verzoeken, voel je je al snel opgejaagd, alsof het urgent is. Maar vaak valt het reuze mee."

'Als iets écht belangrijk is, mailen mensen nog wel een keer'

Dat betekent dat je een groot deel van je mailtjes heel makkelijk weg kan kieperen. Veel mailtjes zijn ter informatie, zonder dat er direct actie op is vereist. "En je mag best beseffen dat als iets écht belangrijk is, mensen nog wel een keer mailen. Sterker nog: een herinnering is helemaal niet bezwaarlijk, leg jezelf daar gerust bij neer", aldus de schrijver.

Slimme filters en slimme afspraken

Als je tussen de 50 en 100 mailtjes per dag krijgt, zijn dat er dusdanig veel dat je ze slim moet categoriseren. Pastoor legt uit dat je met 'slimme filters' een heleboel e-mails automatisch weg kan gooien. "Alle mails die je ontvangt omdat jij in de cc staat kan je in een los mapje binnen laten komen of direct markeren als gelezen." Daar hoef je je echt niet schuldig over te voelen, want als een mail niet direct aan jou is gericht, wordt deze vaak alleen gestuurd ter kennisgeving. "Daar kan je ook afspraken over maken binnen je bedrijf", zegt Pastoor. "Toen ik bij Blendle werkte, hadden we de afspraak dat je er niet vanuit gaat dat iemand de hele inhoud van de mail kent, wanneer je hem of haar op cc zet."

Reserveer tijd

Zo, een deel van de bulk is opgelost, maar we moeten nog steeds iets met de rest. De mails waar we wél actie op moeten ondernemen. Daarvoor geldt: reserveer tijd. "We denken vaak dat mailen iets is wat we even tussen de bedrijven door kunnen doen", zegt Pastoor. "Maar in de praktijk leidt dat alleen maar af of het betekent dat je 's avonds na je werk nog bezig bent met mailen." Om dat probleem op te lossen, kan je het beste tijd reserveren in je agenda om je inbox bij te houden en mails te beantwoorden. "Ik vind dat helemaal niet raar," zegt Pastoor, "het is toch onderdeel van mijn baan?"

Wil je altijd binnen een paar uur reageren, reserveer dan bijvoorbeeld een halfuur 's ochtends, een halfuur na de lunch en een halfuur aan het einde van de dag. Op die manier kun je de meest uitpuilende mailboxen wel bijhouden, maar als je met drie keer een half uur nog niet alles hebt behandeld, heb je in die tijd in ieder geval besloten wát je met de berichten gaat doen. Pastoor: "Of je leest de inhoud ter kennisgeving of je besluit er wel of geen actie op te voeren. Moet die actie binnen nu en twee minuten gebeuren? Doe het dan direct. Heb je meer tijd? Zet dan een strakke deadline in je agenda." En als er helemaal geen deadline aan kleeft, kun je het toevoegen aan je takenlijst.

Trek je eigen plan

"We gaan ervan uit dat werk ons gewoon aan komt waaien, je doet wat op dat moment op je pad komt. Maar efficiënt werken is echt iets wat je moet leren", legt Pastoor uit. Het is daarom helemaal niet raar dat je gestrest kan raken van de hoeveelheid mails die dagelijks op je afkomt. "Net als autorijden, moet je leren e-mailen. Dat betekent ook dat je structuur nodig hebt. Je begint dus niet van boven naar beneden, maar moet het verwerken op inhoud; de juiste dingen prioriteit geven."

'Zet je mail bewust op een lager pitje'

Om van de grootste stress af te komen, kan het helpen om je dag niet langer te beginnen met je mailbox. "Op die manier word je niet direct overvallen door input en vragen van anderen, maar kun je eerst even stilstaan bij je eigen plan voor die dag", zegt Pastoor. "Zet je mail bewust op een lager pitje." Als je collega's van je gewend zijn om altijd binnen twee minuten antwoord te hebben, moet je ze misschien een beetje heropvoeden. "Je kan best opnieuw met elkaar afspreken waar je wél en niet over mailt. Denk aan vakantieaanvragen of groepscadeaus.

Keep it short and sweet

Vaak gaan er onnodig veel berichten op en neer over zaken die we meteen kunnen doen. Dus als je een mail stuurt, vraag jezelf dan ook af: hoe kan ik proactiever mailen?" Dat betekent dat je vaak niet eerst hoeft te mailen voor een koffie- of belafspraak om iets te bespreken. Je kan de informatie vaak ook meteen per mail sturen. Al zijn we volgens Pastoor ook geneigd om e-mails te lang te maken. "Te veel onderwerpen in één mail heeft een averechts effect, dat zorgt voor ruis op de lijn. Zet je tien punten op de mail waarvan alleen de eerste drie urgent zijn, dan worden de punten 4 tot en met 10 waarschijnlijk vergeten voordat ze echt nodig zijn. Dat is zonde."

Onze hersenen zijn volgens Pastoor niet geschikt als to-do-lijstje, maar we behandelen ze vaak wel op die manier. "Dan neem je jezelf voor om iets later op de dag te doen of af te maken en vervolgens sta je in de supermarkt of onder de douche en denk je: shit, vergeten." Dat ligt niet aan jou, maar betekent wel dat je al je to-do's ergens anders op moet schrijven. Daar word je uiteindelijk meer ontspannen van.

Werken, lezen, schrijven, antwoorden, actie ondernemen: je kan het vaak alleen met volledige aandacht. "Daar gaat het vaak mis met mailen", zegt Pastoor. "We zijn gewend om het even tussendoor te doen en niet goed te lezen. We willen zo snel zijn, dat we soms gewoon al terugmailen zonder goed te hebben gelezen. Dan explodeert die haast vervolgens net zo snel weer in je gezicht." Snel is echt niet altijd beter, ga er even goed voor zitten.

Om een efficiënte mappenstructuur aan te leggen in je mailbox, bestaan er verschillende tools. Gebruik je Outlook, dan kan Boomerang je helpen. En voor Gmail heb je een programma genaamd Adios, die kan je mail automatisch in blokken indelen. Bijvoorbeeld dat je mails pas om 9.00 uur 's ochtends in je inbox verschijnen. Zo hoeft je mail echt niet je hele dag te domineren.

De praktische tips uit dit artikel op een rij:

  • Je mag je mail best wat vaker negeren.
  • Durf meer weg te gooien.
  • Reserveer tijd voor je mail.
  • Mail met volle aandacht.
  • Zet niet onnodig veel informatie in één mail.
  • Spreek af waar je wel en niet over mailt.
  • Houd je to-do-lijstje niet in je hoofd, maar schrijf het op.
  • Installeer slimme filters. 

Ben je nieuwsgierig naar de legio aan tips voor een efficiënter (en meer ontspannen) werkleven? Kijk dan vooral eens op de website van Rick Pastoor of lees z'n boek 'Grip, het geheim van slim werken'.

Lizzy van Hees